Workflow: qué es y cómo usarlo en tu estrategia de email marketing

Automatizar y gestionar, son las palabras claves para describir un workflow

Toda empresa se rige por un proceso y ciertos pasos para lograr sus objetivos, sin embargo en el área de marketing solemos tener una gran cantidad de actividades que involucran varios canales y un equipo completo trabajando para una cumplir una sola tarea, por lo que automatizar procesos con la finalidad de obtener un mejor resultado es vital. Si todavía no sabes cómo lograrlo, hoy te vamos a enseñar: ¿qué es un workflow y cómo aplicarlo en tu estrategia de email marketing?

A simple vista un workflow o flujo de trabajo, no es más que un conjunto de actividades relacionadas que se complementan en orden para alcanzar un objetivo específico. Estas pueden ser totalmente manuales como la creación de un contenido para un blog, en este caso el flujo de trabajo sería el siguiente: redacción del blog post, optimización SEO, revisión de ortografía y gramática, y finalmente la publicación. Como podemos observar cada paso del flujo es manual y depende de los integrantes del equipo, sin embargo gracias a los avances tecnológicos hoy en día contamos con workflows digitales. 

Con ellos podemos ahorrar costos, aumentar la eficiencia y mejorar la calidad del trabajo, para aplicarlos existen softwares desarrollados en la década de los 90’s llamados “Workflow Management System” o Sistemas de Gestión para Flujos de Trabajo. Estos cuentan con un motor que interpreta la información para asignar tareas a los participantes y evaluarlas de acuerdo a las normas establecidas, en la actualidad estos sistemas han evolucionado incluyendo KPIs y permitiendo la integración de otras aplicaciones.

Los workflows a su vez también se dividen en categorías, las cuales varían de acuerdo a su objetivo, en donde podemos encontrar:

  • AD HOC: estos son flujos manuales donde los elementos se pueden cambiar o mover de acuerdo a las reglas y procedimientos establecidos por la empresa.
  • Productivo: en este caso son procesos que pueden tener intervención humana o no, suelen ser más repetitivos, tienen mayor complejidad y requieren niveles de calificación más altos.
  • Administrativos: acá encontramos el punto medio entre las categorías anteriores, implica actividades poco estructuradas, repetitivas y predecibles con reglas simples de coordinación de tareas. 
  • Colaborativo: estos procesos involucran el trabajo cooperativo realizado por varios departamentos de la empresa pero con un objetivo común.
  • Transaccional: son aquellos donde las tareas se llevan a cabo de manera conjunta pero en diferentes unidades, garantizando mayor confiabilidad y una aplicación exacta.

Los workflows son ideales para aplicarlos en todas las áreas del marketing, desde contenidos, reclutamiento de personal hasta nuestra rama favorita: el email marketing. Para implementarlo solo debes seguir estos 5 pasos según tus objetivos:

  1. Define la llegada: la base de una buena estrategia es establecer metas claras, de esta forma se determinan las estrategias a utilizar y las herramientas necesarias para desarrollarlas. Algunos ejemplos de objetivos pueden ser: ofertas de contenido, bienvenida a nuevos clientes, fidelización de clientes antiguos, entre otros…
  2. Analiza tus ofertas de contenido: si tu campaña está enfocada en la oferta de contenido, es primordial que analices quienes han descargado determinados ebooks, han hecho click en llamadas a la acción y todos los elementos clave de tu blog. Con esto, podrás hacer un recuento de los distintos temas y enviarlos en forma de workflow ofreciéndolos con un CTA o enlace que dirija a la publicación.
  3. Lista inteligente de contactos: si tu campaña está enfocada en la interacción de contactos, necesitas configurar una lista con los que hayan interactuado anteriormente con tu marca. Te recomendamos usar los criterios de activación para crearla como: un número alto de visitas a tu sitio, clics en tus publicaciones en RRSS y el envío de formularios.
  4. Nutre a tus contactos: si tienes una lista de clientes que están más que listos para consumir tu producto, puedes crear un workflow en donde incluyas contenidos y páginas web que influyan en la conversión de ventas como casos de éxito, casos de estudio, ofertas de pruebas gratis, entre otros. 
  5. Dale la bienvenida a los nuevos clientes: crea una serie de correos electrónicos de bienvenida para aquellos leads que se convierten en clientes. Con esto no solo estableces una relación positiva con ellos sino que también aseguras una interacción una vez adquirido el producto o servicio. Si este requiere de una capacitación o formación, haz uso de este workflow para dar a conocer contenido útil para ellos.

El workflow es el futuro del marketing digital y es vital comenzar a implementarlo, sin importar el tamaño de tu empresa. Para ayudarte a hacerlo posible puedes contactarnos vía email, nuestro equipo de expertos te dará una asesoría personalizada.

En Celcom contamos con servicios de automatización que se adaptan a tus necesidades, visita nuestra página web y conoce todos nuestros planes, para seguir aprendiendo visita nuestro blog y déjanos en los comentarios: ¿qué tema te gustaría leer en la próxima entrada? Nosotros lo haremos realidad. ¡Los leemos!

No olvides que cuentas con nosotros como esa mano amiga que necesitas para lograrlo; escríbenos a contacto@celcom.cl. Te aseguramos una respuesta clara y directa adaptada a tus necesidades empresariales.