La gestión eficiente de eventos y webinars se ha convertido en una prioridad para empresas y organizaciones de todos los tamaños y entre todos los ítems que se deben tener presente a la hora de organizar la capacidad de comunicarse de manera rápida y efectiva con los participantes es quizás la más importante para lograr el éxito de cualquier evento. Es aquí donde los mensajes de texto emergen como una herramienta poderosa y transformadora, que revoluciona la forma en que organizamos y gestionamos estos encuentros.
Los SMS han evolucionado enormemente y se han convertido en una forma de comunicación instantánea y eficiente en diversos contextos, en el ámbito de los eventos y webinars, su implementación ha demostrado ser especialmente efectiva, ya que estos permiten una comunicación bidireccional entre los organizadores y el público objetivo, lo que facilita la interacción y la retroalimentación en tiempo real. Además, su alta tasa de apertura y lectura, que supera a la mayoría de los otros canales de comunicación, lo convierte en una herramienta poderosa para transmitir información importante, recordatorios y actualizaciones relevantes.
Según datos recopilados, se ha observado un aumento hasta de un 30% de participación en los eventos al utilizar mensajes de texto para interactuar con el público objetivo a través de formatos como encuestas en tiempo real, preguntas y respuestas y votaciones.
10 consejos prácticos para implementarlo
Estas son algunas recomendaciones básicas:
- Textea con estilo: la clave está en crear mensajes claros, concisos y llamativos. Emplea un lenguaje amigable y personalizado para captar la atención de tus participantes. Recuerda, ¡menos es más!
- Segmenta y personaliza: no todos los participantes son iguales por lo que es relevante dividir tu lista de contactos y enviar mensajes según los intereses y necesidades de tu audiencia. La personalización genera un mayor impacto y demuestra que te preocupas por su experiencia individual.
- Timing, el arte de la oportunidad: planifica el momento adecuado al enviar tus mensajes. Usa los SMS, para mandar recordatorios, actualizaciones de horarios y cambios de último minuto de manera oportuna. Esto puede marcar la diferencia entre una participación masiva y una baja asistencia.
- Interactúa y conquista: los SMS no solo son para enviar información, también son una herramienta poderosa de comunicación. Utilízalos para hacer encuestas en tiempo real, preguntas y respuestas y votaciones, esto hará que tus participantes se sientan parte activa del evento.
- Automatiza y ahorra tiempo: aprende a programar mensajes automáticos para confirmar la asistencia, enlaces de acceso y enviar agradecimientos posteriores al evento, con las plataformas de envíos masivos te ahorras tiempo y recursos, además de garantizar una comunicación constante con la audiencia.
- Usa CTA efectivos: asegúrate de incluirlos en tus mensajes de texto; utiliza frases que incentiven a los participantes a tomar acción inmediata como: «Regístrate ahora», «Reserva tu lugar» u «Obtén tu acceso exclusivo». Un CTA convincente aumentará la participación y la conversión de registros.
- Intégralo con otras tácticas de marketing: esta es una excelente herramienta para complementar tus estrategias de mercadeo, Aprovecha la oportunidad de incluir enlaces a tus redes sociales, página web o material adicional, ampliarás tu alcance y mantendrás una presencia consistente en diferentes canales.
- No dejes de solicitar feedback: no solo sirven para enviar información también son una forma efectiva de recopilar testimonios de tus participantes. Después del evento envía mensajes solicitando su opinión sobre la experiencia y la calidad del contenido, esta información la podrás aprovechar para promocionar otros eventos.
- Evalúa y mejora constantemente: realiza un seguimiento de la tasa de apertura, la participación y la satisfacción de tus asistentes. Emplea esta información para identificar áreas de mejora y ajustar tu estrategia en futuros eventos.
- Mantén viva la comunicación: no te olvides de seguir interactuando con los participantes después del evento. Recuerda que los SMS te pueden ayudar a enviar agradecimientos, materiales adicionales, encuestas de satisfacción o invitaciones para eventos futuros.
Adapta estos consejos a tu empresa y evento específico y no dudes en experimentar y probar diferentes enfoques para encontrar lo que mejor te funcione, la implementación exitosa de los SMS en eventos y webinars es una combinación muy buena, cargada de mucha creatividad y constante aprendizaje.