La base de datos es uno de los recursos más importantes de cualquier empresa, esta proporciona una jerarquización de la información que permite extraer datos vitales y disponerlos para la planificación de cualquier proyecto, desde su promoción hasta la adquisición. Sin embargo, aún existen negocios que no le prestan la atención debida, manteniendo este activo desactualizado o incompleto.
La recopilación de estos datos debe ser válida, funcional y relevante, por esto antes de comenzar a diseñarla, es indispensable que determines la finalidad que tiene para que organizar, segmentar la información, definir tablas y elementos, entre otros sea mucho más ágil. Estos pasos iniciales te permitirán eliminar duplicidades y evitar tener información incompleta, logrando una metodología mucho más eficiente.
Recuerda que al tener este activo al día, conocerás mucho mejor a tus consumidores, sus intereses, preferencias y comportamientos; lo que se traduce en una comunicación mucho más efectiva en las campañas de email marketing, redes sociales y telemarketing, con lo que conseguirás mantener a tus prospectos interesados en los productos y/o servicios de la marca. En esta entrega te daremos una guía práctica para organizar la información.
Claves para una base de datos exitosa:
- ¿Qué quieres saber? Define los campos: pregúntate, ¿qué información necesitas para optimizar la relación con tus consumidores?, ¿cuáles son las métricas que permitirán valorar el éxito de tu proyecto? La respuesta a esto te ayudará a establecer los datos que necesitas tener. Es indispensable la información básica como nombre, apellido, teléfono y correo electrónico. Piensa cuáles serían los datos adicionales que te ayudarían a vincularte un poco más con tu público objetivo, por ejemplo, si la empresa desea tener algún gesto por el cumpleaños de un cliente, conocer su fecha de nacimiento es indispensable.
- Siempre en el presente: realizar actualizaciones constantemente garantizará que la información registrada sea la correcta. Al mantener los datos renovados, las decisiones que se tomen en pro de las campañas serán más eficaces, así que conocer los cambios de dirección, email, trabajo, teléfono, entre otros, es muy importante.
- Una palabra vale más que mil imágenes: evita que en el archivo donde recopilas la información haya fotografías, JPG, PNG y afines porque además de perder la calidad de los visuales se volverá más pesada la base de datos. Es recomendable usar una carpeta para ubicar las fotos en alta resolución y en el documento solo colocar el enlace de Dropbox para que así sea mucho más fácil encontrar y usar este elemento en otros proyectos.
- El tiempo para conocernos: anota la información que vayas sumando conforme conozcas a tu cliente; de esa manera podrás personalizar la atención. Saber detalles como que le gustan los envíos a domicilio, no paga a tiempo, hay que remitirle la factura cada 15 días, entre otros siempre será un punto a favor. Ten presente que cualquier elemento que sea clave para que te puedas conectar o vincular con tu lead de forma efectiva vale la pena.
- ¿Cuál es la fuente?: existen diversidad de canales o métodos para adquirir o aumentar una BBDD, por ejemplo: realizar encuestas vía email o redes sociales, promover concursos o promociones para obtener campos específicos de información, implementación de códigos QR, formularios en los eventos o seminarios, suscripción dentro de la página web, entre otros. Escoge el que mejor se adapte a tu estrategia.
No olvides que existen diversas herramientas que te permitirán automatizar funciones como la estandarización, gestión y fusión de datos, pero depende del presupuesto que tengas previsto para este ítem, busca los programas que se ajusten a las necesidades de la empresa y que te ofrezcan un software fácil e intuitivo de usar. Si no existe presupuesto para una herramienta que realice esta labor, puedes comenzar creando un archivo en Excel para la recopilación de datos y organización de estos.
Valorar la información que se obtiene de los usuarios es una ventaja competitiva, esta permitirá mejorar la experiencia del cliente, aumentar la fidelización hacia la marca y potenciar tus ventas. La falta de mantenimiento, seguimiento y control puede traer malos resultados, afectando cada uno de los procesos e impactando las áreas de tu organización.
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